لما شركة تقول لي «إحنا عايزين ERP»، أول سؤال بسأله مش «عايزين أي نظام؟» — السؤال بيكون: «دلوقتي، لما مندوب مبيعات يعمل خصم ١٥٪، مين بيوافق؟» غالبًا بلاقي تلات إجابات مختلفة من تلات أشخاص في نفس الشركة.
الـERP مش هيحلّ لك ده. الـERP هيجبرك تختار إجابة واحدة وتكتبها. وده هو المشروع الحقيقي.
ليه الكلام ده مهم عمليًا؟
لأنه بيغيّر مين المسؤول عن المشروع. لو النظام سوفت وير، يبقى المسؤول هو الـIT. ولو النظام قرار، يبقى المسؤول هو الإدارة، والـIT بينفّذ. الشركات اللي بتحطّ الـIT مسؤول عن الـERP بتكتشف بعد ٦ شهور إن حد مش قادر يجبر مدير المبيعات على تغيير طريقته — لأن مفيش صلاحية.
الحاجات اللي بتتقرر وأنت فاكر إنك بتضبط إعدادات
- الصلاحيات: مين يشوف تكلفة الشراء؟ مين يشوف هامش الربح؟ ده سؤال ملوش علاقة بالتكنولوجيا خالص.
- الموافقات: أمر شراء بكام لازم يعدّي على المدير المالي؟ لو الرقم مش متفق عليه، النظام هيسأل عنه وأنت واقف.
- تعريف المخزون: البضاعة اللي في الطريق للعميل تتحسب مخزون ولا لأ؟ الإجابة بتغيّر تقارير مالية كاملة.
- مين بيقفل الشهر: ودي أكتر واحدة بتفجّر خلافات، لأنها بتحدد سلطة فعلية على الأرقام.
كل الأسئلة دي كانت موجودة قبل النظام. الفرق إن الشركة كانت بتعيش من غير إجابة، وكل مدير بيمشي على اجتهاده. النظام مبيقبلش الغموض ده.
علامات إن الشركة لسه مش جاهزة
- مفيش هيكل واضح لمين بيتبع مين.
- الشركة بتشتغل بأكتر من مجموعة أرقام: أرقام المالك، وأرقام المحاسب، وأرقام المبيعات.
- أي قرار محتاج المالك، مهما كان صغير.
لو ده وضعك، النظام هيصوّر لك المشكلة بوضوح أكبر بس مش هيحلّها، وغالبًا الناس هترجع تشتغل برّه النظام. وساعتها تكون دفعت فلوس عشان تشتري تقرير عن الفوضى بدل ما تشتري ترتيب.
يبقى نبدأ منين؟
ابدأ بحاجتين قبل ما تكلّم أي مورّد:
- خريطة قرار: خمس قرارات متكررة في الشركة (خصم، شراء، صرف مخزون، توظيف، صرف نقدي)، ومين بيوافق على كل واحد فيهم بالاسم والحد.
- مصدر واحد للأرقام: اتفقوا إن رقم المبيعات هو رقم واحد بيطلع من مكان واحد، حتى لو المكان ده لسه إكسل.
لو عملت الاتنين دول، النظام بعد كده بيبقى تنفيذ. ولو معملتهومش، النظام بيبقى معركة.
وده بالمناسبة نفس المنطق اللي بنشتغل بيه في التطوير المؤسسي: تحديد الأدوار والصلاحيات الأول، والأداة بعدين. اقرا كمان: ليه مشاريع الـERP بتفشل.
الرد على التعليق