لما شركة تطلب دورة إدارة وقت لفريق، بنسأل سؤال واحد قبل ما نوافق: الفريق ده عنده شغل قد إيه، وقد إيه وقت؟ لو الشغل بيحتاج ٥٠ ساعة والمتاح ٤٠، فالفريق مش محتاج تقنية — محتاج قرار.
وتدريب إدارة الوقت في الحالة دي بيعمل حاجة وحشة: بينقل مسؤولية مشكلة تنظيمية للأفراد، ويخليهم يحسّوا إنهم فاشلين في حاجة السبب فيها مش هما.
امتى تبقى فعلًا مشكلة إدارة وقت
لما الحمل معقول والنتيجة مش بتتحقق. علاماتها: الشغل بيتعمل بس متأخر، الحاجات المهمة بتتأجل للمستعجل، واليوم بيعدي في مقاطعات. هنا التقنيات بتشتغل فعلًا.
أربع حاجات بتفرق أكتر من أي نظام
١. حاجة واحدة قبل أي حاجة. أول ساعة في اليوم لأهم مهمة، قبل الإيميل والمحادثات. أغلب الناس بتصرف أفضل ساعة تركيز عندها في الرد على حاجات غيرهم.
٢. قفل وقت في الأجندة. المهمة اللي مالهاش وقت محجوز مش هتتعمل. حجزها كموعد بيخليها تنافس المواعيد التانية بدل ما تستنى "لما ألاقي وقت".
٣. المقاطعات مش قدر. ساعتين في اليوم من غير إشعارات، متفق عليهم مع الفريق. الاتفاق أهم من التقنية — لأن المشكلة اجتماعية مش تكنولوجية.
٤. قايمة "مش هعمله". أصعب من قايمة المهام وأنفع. اكتب الحاجات اللي قررت متعملهاش السنة دي. من غيرها كل حاجة بتفضل مفتوحة وبتاكل انتباه حتى وهي واقفة.
ولو انت مدير
لو فريقك بيشتكي من الوقت، قبل ما تحجزلهم دورة، اعمل تمرين: خليهم يكتبوا كل مهامهم الأسبوعية بالساعات. لو المجموع أكبر من ساعات العمل، النتيجة اتحسمت — والحل قرار بتاعك انت: تشيل شغل، أو تزوّد ناس، أو توضّح الأولوية. تلاتتهم قرارات إدارية، ولا واحد فيهم دورة.
لو المشكلة طلعت إن الشغل كله راجع لك، فدي مسألة تفويض مش وقت - التفويض اللي بينقل الشغل فعلًا. ولو المسألة أوسع من كده، دورة المدير المحترف المعتمد بتشتغل على المنظومة، والتوجيه المهني لو الكلام على مسارك أنت شخصيًا.
الرد على التعليق