أنا مش من اللي بيقولوا «سيب الإكسل فورًا». شفت شركات بتدير ملايين بملفات إكسل مرتّبة كويس أحسن من شركات دفعت في نظام ومبتستخدمهوش. المشكلة مش في الأداة، المشكلة في إنها بتتستخدم بعد حدّها.
الإكسل كفاية لو
- عدد الأشخاص اللي بيعدّلوا نفس الملف أقل من تلاتة.
- عدد الحركات في اليوم محدود — عشرين فاتورة مش ميتين.
- مفيش مخزون معقّد بدفعات وتواريخ صلاحية.
- لو الملف ضاع النهارده، تقدر تبنيه تاني من الورق في يومين.
وبيبقى مخاطرة لو
- فيه أكتر من نسخة: «ابعت لي آخر نسخة» جملة معناها إنك مش عارف الرقم الصح.
- الأرقام بتتصالح يدوي: حد بيقعد آخر الشهر يقارن ملف بملف. ده شغل بيتدفع فيه مرتّب كل شهر.
- الملف على جهاز واحد: أو على درايف من غير صلاحيات. أي حد يقدر يمسح صف ومحدش يعرف.
- محدش يعرف يفتحه غير واحد: الملف اللي فيه ٤٠ معادلة متشابكة بيتحوّل لموظف مش أداة، ولو مشي بتقف الشركة.
- مبتعرفش تجاوب في دقيقة: «عندنا كام قطعة من الصنف ده دلوقتي؟» لو الإجابة محتاجة نص ساعة، أنت بتدفع التكلفة دي كل يوم.
احسبها بالفلوس
خد ورقة واكتب: كام ساعة بتتصرف شهريًا في إدخال مكرر ومصالحات وتصحيح أخطاء؟ اضربها في تكلفة الساعة. ضيف عليها خسارة واحدة حصلت بسبب رقم غلط (طلبية اتكررت، بضاعة انتهت صلاحيتها، فاتورة اتنسيت). الرقم اللي هيطلع بيخلّي المقارنة مع تكلفة النظام واقعية بدل ما تبقى «ده غالي».
الطريق الوسط اللي بينفع
مش لازم تقفز على نظام كامل. أنجح تدرّج شفته:
- وحّد ملف الأصناف والعملاء الأول — ده أهم شغل هتعمله، وهتستفيد منه سواء دخلت نظام ولا لأ.
- انقل حاجة واحدة بس للنظام: المخزون أو الفواتير. خليها تستقر تلات شهور.
- وسّع بعد كده.
الشركات اللي بتدخل بالكامل مرة واحدة عشان «نخلص» بتقضي سنة بتصلّح. اقرا كمان: تكلفة الـERP الحقيقية.
الرد على التعليق